Vergaderen is nodig om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen.
Een vergadering verslaan is te vergelijken met het verslaan van een voetbalwedstrijd: het gaat niet alleen om de opstelling, de wissels, de gele en rode kaarten en de uitslag. Het kan een actiegericht verslag zijn: welke kansen zijn er geschapen, welke bijzonderheden deden zich voor, wat waren de uitkomsten en wie speelden daarin welke rol?
Het kan ook een heel uitgebreid, verhalend verslag zijn, al dan niet met achtergronden en meningen.
En het kan een verslag zijn waarin een heel saaie wedstrijd wordt verwoord als een zinderend schouwspel.
De voorzitter speelt ook voor de notulist een bijzondere rol tijdens de vergadering. De voornaamste taak van een voorzitter is natuurlijk om de vergadering op een goede manier te leiden. Denk aan het reguleren van het gesprek, het inleiden van nieuwe agendapunten en het geven van samenvattingen.
Maar weinig mensen realiseren zich dat om een goed verslag te kunnen maken de notulist ook afhankelijk is van de voorzitter. Van de notulist worden goede notulen verwacht. De voorzitter kan hieraan bijdragen door rekening te houden met de volgende aandachtspunten
De voorzitter vat aan het einde van elk agendapunt de belangrijkste conclusies samen en formuleert de gemaakte afspraken, de genomen besluiten en de actiepunten.
Lang bij elkaar zitten en praten over actuele onderwerpen? Discussies voeren en meningen uitwisselen? Veel mensen krijgen na verloop van tijd een hekel aan vergaderen. Er wordt te lang vergaderd, te vaak en er komt te weinig uit.
Vergaderingen kunnen zinvol en leuk zijn: snel, leerzaam en met goede eindresultaten. Alle deelnemers aan de vergadering moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. Om dat te bereiken heb je een goede voorzitter nodig. Je kunt vergaderen met verschillende doelen. Afhankelijk van het doel heeft een vergadering een ideale vorm en een bepaald soort voorzitter. De verschillende vergadervormen kom je vaak tegen in één vergadering.
Brainstormvergadering
Bij een brainstorm staat het nadenken over en zoeken naar allerlei verschillende oplossingen voor een bepaald probleem centraal. De voorzitter zorgt er voor dat iedereen aan bod komt. Beslissingen worden meestal niet direct genomen.
Instructievergadering
Bij deze vorm worden de bedoelingen uitgelegd en de taken verdeeld. Bij deze vergadervorm speelt de voorzitter een nadrukkelijke rol.
Informatieve vergadering
Hier staat het uitwisselen van informatie centraal. Hierbij is het van belang dat iedereen informatie kan geven en krijgen. Er is ruimte voor presentaties en het stellen van vragen. De voorzitter moet dit alles in goede banen leiden.
Besluitvormende vergadering
Deze vorm kun je gebruiken wanneer je je doelen hebt vastgesteld en je de voortgang van taken wil nagaan. Meestal wisselen de deelnemers in beperkte mate informatie en standpunten uit. De deelnemers trekken conclusies en nemen besluiten. De voorzitter moet een dergelijke vergadering strak leiden.
Een bijzondere vorm van vergaderen
Werkoverleg: bespreken van de lopende zaken en nagaan welke werkzaamheden er nog liggen, hoe de voortgang is en welke vragen of problemen en nog zijn. Het overleg duurt vaak maar een uurtje en is genoeg om voor de rest van de week voor iedereen weer duidelijk te maken waar de prioriteiten liggen.