Uit het antwoord op de vraag 'waarom vergaderen' volgt eigenlijk automatisch het antwoord op de vraag 'waarom notuleren'. In de meeste gevallen stellen de deelnemers aan een vergadering het op prijs dat zij later rustig kunnen nalezen hoe een vergadering is verlopen. Maar ook voor anderen is het goed te kunnen nalezen wat er is besloten en, eventueel, hoe men daar toen tegenaan keek.

Verslagen vormen ook een geheugensteuntje. En voor een vaste deelnemer die niet bij de vergadering aanwezig kon zijn de mogelijkheid het gemiste in te halen.

Daarom is het maken van inhoudelijk juiste notulen erg belangrijk. Het achteraf moeten lezen dat uw mening of idee niet helemaal goed is verwoord of dat een genomen besluit net een klein beetje anders is vastgelegd dan het volgens u is genomen, vormt vaak aanleiding om de discussie de volgende vergadering nog eens dunnetjes over te doen. Dat is zonde van de tijd. Het heeft ook tot gevolg dat iemand de volgende vergadering met gekromde tenen start: "Zou mijn standpunt weer worden verdraaid?" "Wie zit er achter dat verdraaien? Dat zal die en die wel zijn want die heeft daar zus en zo belang bij!" Of - nog minder - constructief: “Dat soort opmerkingen maak ik dus niet meer! Want men neemt mij toch niet serieus!” Zeker wanneer een directiesecretaresse de notulen van een ondernemingsraad maakt, komt dit vaker voor dan menigeen denkt. Ook al heeft zij het helemaal correct opgeschreven. Het wordt echter niet openlijk uitgesproken maar in andere kringen wat heimelijk gedeeld. Dan gaat de discussie helemaal de verkeerde kant uit en verliest de vergadering aan waarde en zin.  

Dat is de andere kant van het notuleren van vergaderingen. Er kan echter iets worden gedaan aan de wijze van vastlegging (woordelijk, samenvattend standpuntgericht, of samenvattend besluitgericht) zodat het verslag beter bij de bedrijfscultuur past. Soms is het beter om af te spreken van bepaalde vergaderingen alleen een actielijst te maken of zelfs helemaal geen verslag, omdat men dan in alle rust standpunten kan delen. Dit laatste kan echter betekenen dat een organisatie kansen laat liggen. Die kansen hebben dan niet zozeer te maken met het vergaderen op zich maar veeleer met de cultuur van de organisatie.

Het is ook raadzaam de verslaglegging niet zelf te doen of te laten doen door uw secretaresse of iemand van binnen uw organisatie, maar dit werk uit te besteden. Een ervaren, externe notulist heeft geen belang bij de uitkomsten van een discussie of bij een besluit (of het moet een besluit zijn om voortaan zelf de verslagen te gaan maken). En een ervaren notulist die de materie waarover wordt gesproken kan doorgronden en dus hoofd- en bijzaken kan scheiden, maakt geen inschattingsfouten die leiden tot het verstoren van de productiviteit van een vergadering. Een externe notulist schat het belang van de formulering van een gevoelig punt door ervaring goed in en neemt bij geval van twijfel contact op met de voorzitter van de vergadering.  

Het opstellen van een duidelijke samenvatting van een inhoudelijke discussie waar de meningen en standpunten van sommige deelnemers subtiel uiteenlopen, is echter niet zo simpel als het klinkt. Wie goed en zonder al te veel taalfouten kan schrijven, hoeft nog geen goede notulist te zijn. Als iemand, kort samengevat , zegt dat “een traject voor de helft goed is afgelegd”, is dat dan positief of negatief? Een ervaren en goed luisterend notulist snapt wat de spreker bedoelde te zeggen en verwoordt dit subtiel in de notulen. Dat is niet iedereen gegeven en mag best een talent worden genoemd. Maar ook al beschik je over dat talent dan nog is het type organisatie en onderwerp mede bepalend voor de vraag of de notulen goed weergeven wat er is besproken.  

Voor het letterlijk overnemen van het gestelde in een vergadering hoeft men niet perse een professioneel notulist in de arm te nemen. Er zijn bureaus die gespecialiseerd zijn in het maken van transcripties waardoor zij dit voordeliger, beter en sneller kunnen doen dan Shardy Notuleerservice.  

Wilt u echter meer uit uw vergaderingen halen en bent u van mening dat notulen daar een handig instrument bij kunnen zijn, dan moet u zeker contact met mij opnemen voor een kennismakingsgesprek.